Teletrabajo en ACTIUM Digital por el COVID-19

El teletrabajo es una realidad impuesta en gran parte de los hogares de nuestro país en los últimos días. Si en tu empresa aún no habéis tomado la decisión de llevarlo a cabo, te contamos nuestra experiencia por si te ayuda a decidirte.

Y es que ante la situación generada por el Coronavirus, Covid-19, y con el objetivo de preservar la salud de todo el equipo de ACTIUM Digital y sus familiares, el martes 10 de marzo se decidió tomar las siguientes medidas preventivas:

• Anular la asistencia a congresos y eventos.
• Potenciar las reuniones por videoconferencia, con herramientas corporativas ya consolidadas, como Microsoft Teams.
• Aplicar el teletrabajo en la sede de Madrid, puesto que la capacidad tecnológica de esta sede permitió la implementación de forma rápida, efectiva y segura.
• Se creó un plan de contingencia para aplicar el teletrabajo en el resto de sedes que se empezó a aplicar desde el miércoles 11 de marzo por la tarde.
• Envío de protocolo y recomendaciones de higiene a todo el personal en el que se especificaban puntos como: evitar el contacto físico, manteniendo cierta distancia y evitando encajadas de manos o besos; evitar el fichaje con la huella dactilar y hacerlo a través de la intranet; lavarse las manos con agua y jabón, …etc.

Estamos orgullosos de decir que en 2 días conseguimos que el 90% de nuestro equipo pudiera trabajar en remoto desde sus casa y que en 4 días ya somos el 100% del equipo quienes teletrabajamos.

¿Cómo hemos afrontado el COVID-19 en ACTIUM Digital?

Cuando se tomó la decisión de teletrabajar existían unos obstáculos que superar como:

• La ampliación de recursos de servidores para que más usuarios pudieran realizar teletrabajo. Hasta el momento, solo lo hacía el equipo comercial, pero a día de hoy también trabajamos todo el equipo de no desarrolladores, es decir, gestores de proyectos, de departamento….etc.
• Habilitar los equipos de los programadores para que arrancaran solos por la mañana y así facilitar la conexión desde casa para que para los programadores fuera como si estuvieran en la oficina.
• Adaptar la centralita para poder tener extensiones con voz IP, de manera que el equipo de soporte pudiera seguir atendiendo las llamadas de los clientes con el teletrabajo, usando un teléfono móvil o el ordenador.

Todas estas barreras se superaron rápidamente y para seguir conectados con el resto del departamento, se ha aumentado el uso de Microsoft Teams y móviles a modo de extensión.

No usamos VPN por seguridad, para evitar que datos confidenciales se muevan a un ordenador particular, evitando así posibles hackeos. En su lugar, tecnológicamente se ha optado por VMWare Horizon, el cual solo transmite vídeo, manteniendo todos los datos seguros en los servidores y equipos instalados en las oficinas.

Consejos para teletrabajar y no morir en el intento

Existen algunas pautas que te ayudarán a hacer más ameno y llevadero tu trabajo si debes teletrabajar desde casa y a hacerlo de manera eficiente y productiva.

• Mantener el horario de trabajo y de pausas para comer, es importante no aislarse y no perder contacto con el equipo. Si no se realiza así, corremos el riesgo de atrasar el inicio de la jornada y alargar su fin.
• Vestimenta y aseo, tener la misma rutina que se dispone cuando se iba a trabajar a la oficina, jamás realizarlo con pijama o similar, transmite una sensación equivocada.
• Tener música o radio de fondo, para no tener la sensación de “vacío” cuando se trabaja y dado que normalmente hay bullicio en la oficina, te permitirá no tener un choque tan duro.
• Diferenciar el espacio de trabajo al normal de tu vivienda, no es recomendable usar el salón de tu casa, pues posteriormente asemejas el salón como un lugar para trabajar y no relajarte en tu casa,
• Jamás se debe realizar el teletrabajo desde el sofá o la cama, mejor una mesa liberada de espacio, que no se asocie al ocio.
• Profesionalidad: recuerda que hay el riesgo durante los primeros días de teletrabajo de caer en la “dejadez” al realizar las tareas, gestionar llamadas,… Tenemos que estar operativos, que la gente que nos necesite pueda contar con nosotros de la misma manera que si estuviéramos en la oficina.

El equipo de ACTIUM Digital tenemos muy claro que el teletrabajo es una herramienta para facilitarnos la flexibilidad de no trasladarnos hasta unas oficinas, pero que aunque nos quedemos en casa, no se trata de un período vacacional y que hay que seguir operativo y siendo profesional.

Herramientas que facilitan el teletrabajo

A continuación te dejamos una lista de herramientas que usamos de forma habitual en nuestro equipo y que van fenomenal para el teletrabajo:

• Trello: es una plataforma que te ayudará a organizarte con paneles drag & drop, etiquetas y asignación de tareas por personas. Trello es muy intuitiva y fácil de usar. ¡A nuestro equipo de marketing le funciona de maravilla! Puedes usar tanto la versión de escritorio, si decides descargártelo en tu ordenador, como la versión web.
• Microsoft Teams: es una herramienta que forma parte del paquete 365 de Microsoft Office y que es perfecta para compartir archivos entre equipos, así como para realizar video llamadas, mantener conversaciones a través de chat, trabajar desde la plataforma sin necesidad de descargar documentación…etc. 
• Asana: permite gestionar la organización y estructura de los proyectos de manera muy visual para que todos los miembros del equipo puedan producir de manera rápida y eficaz.
• Slack: ¿quieres chatear con tus compañeros de trabajo? Slack es una gran herramienta de comunicación que te permite enviar documentos e imágenes de todo tipo (PDF, Word, Excel, JPG, PNG,…) y además enviarse gifs divertidos para amenizar un poco la jornada laboral.
• Pocket: encuentras contenido súper interesante pero ¿no tienes tiempo de leerlo? ¡Guárdalo en Pocket! Funciona a modo de cajón dónde almacenar contenido y revisarlo en cuanto tienes tiempo. Te permite organizarlo por etiquetas, archivarlo o eliminarlo.
• Gitlab: lo usan los programadores de nuestro equipo para trabajar de forma asíncrona desde cualquier lugar sin la necesidad de estar ubicados en el mismo espacio. Lo usan para alojar y documentar código de los proyectos, así como tener control de las diferentes versiones que se desarrollan. Además, también sirve como canal de comunicacion para hacer el seguimiento de las tareas pendientes, en desarrollo y finalizadas.
• We Transfer: ¿tienes que enviar documentos de gran tamaño a algún compañero y/o cliente? We Transfer es  una herramienta basada en la nube diseñada para la transferencia de archivos. Dispone de un servicio gratuïto y otro de pago (según las necesidades).

Estas son solo algunas de las que usamos actualmente en nuestro equipo, pero hay muchas otras que funcionan perfectamente como Dropbox, Notion, Zoom,…

Esperamos haberte ayudado y recuerda que si tienes dudas acerca del teletrabajo o te gustaría disponer de plataformas que te lo permitan, ponte en contacto con nosotros a través del correo electrónico digital@actiumdigital.es y uno de nuestros consultores especialistas en la transformación digital de las empresas se pondrá en contacto contigo tan pronto como pueda.